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        淺析新形勢下國企單位檔案信息化建設的重要性

        時間:2024-04-09  單位(部門):韓城公司  作者:王毅  點擊:載入中...

        【摘要】在新形勢下,檔案管理工作的內外部環境發生了巨大的變化,面臨著由傳統載體信息管理向大數字信息化管理轉型升級。國企單位更要重視和關注檔案信息化建設工作,提升檔案信息化建設質量,本文主要對國企單位檔案信息化建設現存問題研究分析,從檔案信息化建設的概述、檔案管理現狀及原因分析、檔案信息化建設的必要性、檔案信息化建設的應用建議四個方面說明新形勢下國企單位檔案信息化建設的重要性,為推進國企單位檔案信息化建設提供基本參考。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        【關鍵詞】國企單位;檔案管理;信息化建設oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        2020年6月20日修訂并通過《中華人民共和國檔案法》,將檔案信息化納入信息化發展規劃,國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。當前,信息化技術得到廣泛應用,檔案管理就是資料文件的收集、整理、歸檔、保存等方面,檔案信息化建設就需要將信息化技術與檔案管理二者相結合?;诖?,國企單位應該加強信息化技術應用的落實,將信息化技術應用于檔案管理工作中,實現檔案工作質、效快速提升。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        一、國企單位檔案信息化建設的概述oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (一)檔案信息化建設概念oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        在應用信息化技術中,將人事檔案、文書檔案、工程檔案、財會檔案、會議材料、影像資料、實物等檔案資料進行信息化處理,并對其內容加以收集、整理、存檔,轉化成二次文獻信息,最終實現檔案信息化。國企單位檔案信息化建設,需以計算機數字化技術為載體,將企業安全、生產、經營、財務、管理等各階段產生的具有保存價值的文件資料,利用互聯網技術實現檔案信息資源共享,強化信息交流,在互聯網信息平臺中實現檔案信息資源的科學優化配置。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (二)檔案信息化建設基本特征oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        一是體系化。國企單位具有規模較大的屬性,在不同級別中下設很多分支機構,就突出其檔案內容豐富,數量較多,存儲類型多樣的特征。同時,需要在檔案管理時對各類型檔案進行匯總,決定了國企單位需要構建分工明確的檔案管理機制,明確在檔案管理中的作用,形成良好的檔案運轉機制,重視在有序運轉的模式下開展檔案管理實踐,解決檔案管理的具體問題。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        二是標準化。標準化是國企單位檔案管理工作的基本特征,同時也是檔案管理的發展方向。國企單位檔案不僅要滿足企業內部使用需求,而且還要提供給國家相關部門作為制定社會經濟發展的重要依據。因此,國企單位檔案管理必須遵守國家檔案管理法,提高檔案管理的規范性,既要保證國企檔案符合行業的基本特征,又要符合國家相關部門的要求,按照統一的標準或規則進行檔案的整理、利用、共享服務。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        三是信息化。信息化是國企單位檔案管理發展的必然方向。采用信息化的檔案管理方式,建立智能化的檔案管理平臺,對提高檔案管理工作效率、發揮檔案信息使用價值具有重要的意義。目前,國企單位檔案管理面臨著信息化的挑戰,需要國企借助信息化平臺提高檔案應用效率。為此,還要探索大數據、云存儲和智能化環境下檔案管理方式,以滿足多種檔案信息資源管理與使用的需求。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (三)檔案信息化建設遵循原則oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        一是規范性原則。制定并實施國企單位檔案工作標準和規范,是進一步提高檔案工作水平的需要。國企單位開展檔案管理工作時應堅持規范性原則,如:字符編碼標準、數據格式標準、信息輸出標準及單位換算標準等。只有這樣才能使傳統介質檔案數字化,電子文件歸檔標準化,檔案信息化建設實現有序化、規范化,避免出現信息重復、內容錯誤、互不兼容等現象。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        二是安全性原則。隨著信息化、數字化建設的不斷深入,網絡的潛在威脅也日漸凸顯出來。所以,我們應該提升網絡安全技術,通過有力的安全策略,充分保證國企單位檔案信息的安全性。在提高檔案信息的安全性方面我們可以采取訪問權限控制、網絡服務器安全控制、屬性安全控制、網絡檢測等方法。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        三是效益性原則。由于檔案信息化建設是一項系統且耗時的工程,因此需要投入較多的人力、物力、財力,所以必須要遵循效益性原則。國企單位要根據自身實際能力,選擇合適場所組建信息化檔案室,以倒推時間方式重新整理傳統載體檔案,按規范要求銷毀失效檔案,實現檔案管理的信息化,最大效益保障檔案的利用。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        二、國企單位檔案管理存在現狀及原因分析oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (一)檔案管理存在脫節問題oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        國企單位檔案資料信息產生于日常工作中,這些檔案資料的收集和整理對于國企單位而言非常重要。目前,國企單位檔案資料的管理存在脫節問題,主要表現為:檔案資料的搜集、處理、檢索、存檔、判定、利用和管理環節之間聯系不夠緊密;檔案編制與檔案管理工作關聯性不足,導致對檔案資料管理不夠嚴格,存在收集不夠及時,歸檔不到位的問題。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (二)檔案室環境及安全欠缺oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        目前,國企單位對檔案管理軟硬件基礎設施投入不足,依舊沿用傳統的辦公設備,采用傳統載體檔案管理模式,缺乏對現代信息技術的有效運用,同時由于對檔案管理不夠重視且投入經費欠缺,檔案管理人員防護意識不強,導致檔案室“六防”設備配置不足,硬件設施老化,影響檔案室整體感觀,跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達到的要求。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (三)檔案管理制度不夠完善oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        國企單位檔案管理工作肩負著“為黨管檔、為國守史”的使命,這就要求從檔案管理工作的角度出發構建完善的檔案管理體系。目前而言,由于單位領導及各級管理人員對檔案管理信息化建設的重視程度不夠,相關的檔案管理制度也不夠健全,在日常管理中存在明顯的管理缺陷,不能保證檔案管理工作的實施質效。即使已經建立相對完善的檔案管理制度體系,但由于重管輕用的老舊思想,加之缺乏相關人員的監督,這些都會制約國企單位檔案管理的信息化建設進程,致使檔案管理信息化建設效能無法得到有效發揮。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (四)檔案管理人員配備較少oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        國企單位對于生產經營比較重視,忽視了企業的檔案管理工作,部分企業檔案管理室人員多是由辦公室人員兼任,檔案管理人員較少。國企單位檔案管理人員崗位是不固定的,部分企業雖然配備了專業的檔案管理員,但是培訓工作開展不足,很多管理人員對于檔案管理的新知識不夠了解,原有的檔案管理知識難以滿足檔案信息化建設的要求。目前,大部分國企單位檔案管理人員年紀較大,他們對于現代檔案管理信息不夠了解,接受信息比較被動,導致檔案管理工作效率降低。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        三、國企單位檔案信息化建設的必要性oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        隨著電腦設備的普及與運用、通過辦公自動化軟件進行日常的辦公工作已經成為所有企業的常態。另外, 隨著文書管理系統、處理軟件與事務管理平臺的不斷更新升級, 以及電子文件的出現, 都對國企單位的檔案管理工作提出了新的挑戰。為面對這些挑戰, 國企單位必須加快推進自身檔案信息化建設。主要體現為:oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (一)辦公自動化推動國企單位檔案信息化建設oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        國企單位檔案信息資料與企業的生產、運營、管理各方面息息相關,記錄了企業的各個環節,除了傳統的紙質資料外,還有圖片、音頻、視頻、實物等,是企業管理活動的真實記錄。國企單位部門較多,如行政部門、財務部門、生產部門、物資部門、人力資源部門、綜合部門等,每個部門都有自己的檔案資料?,F代辦公自動化軟件的運用直接導致了國企單位檔案形式的多樣化, 除了紙質版本, 還有電子版本、多媒體等其他版本。要對這些檔案進行管理, 就必須推進公司檔案的信息化建設——無論是檔案信息化管理系統的籌建還是檔案信息化管理流程的確定。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (二)管理系統推動國企單位檔案信息化建設oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        現今, 很多大中型國企單位都有內部獨有的事務管理系統, 整個企業的運作都依賴于該系統。因此, 對這樣一個管理系統所產生的電子文件進行管理, 對國企單位有著極其重要的意義。根據國家檔案局的規定, 現階段我國對電子文件實行雙套制管理, 不僅要對紙質版本進行管理, 也要對電子文件本身或是紙質文件的數字化版本進行管理。這就直接決定了國企單位需要推進檔案的信息化建設, 以滿足數字化檔案的管理需求。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (三)檔案提供利用推動國企單位檔案信息化建設oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        檔案管理的最終目的是為了以后的查考與利用, 國企單位的檔案管理也不外乎如是。國有大中型企業在整個國民經濟中發揮著支柱作用, 對整個國民經濟的發展起到決定性作用。因此, 國企單位檔案不僅是企業本身的寶貴財富, 更是整個國家、整個社會的寶貴財富。鑒于國企單位檔案對企業自身和對社會、學術研究都具有較高的利用價值, 對其進行提供利用工作也是重中之重。在大數據信息迅速發展的當下, 唯有對國企單位檔案進行信息化、數字化處理, 才能更好、更方便的為本公司的決策服務。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        四、國企單位推進信息化建設的應用建議oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (一)提高領導的重視度oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        加強領導重視,是檔案信息化建設的重要前提。首先,強化各級領導對檔案管理的責任意識,成立檔案工作組織機構,要涉及各個相關業務部門及人員,明確工作職責,對重大檔案管理工作進行指導決策,并指派專人負責檔案信息化建設工作。其次,要制定詳細的工作計劃,合理投入人力、物力,嚴格按照檔案信息化建設節點對檔案收集、整理、歸檔,發現問題及時解決。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (二)優化軟硬件技術的配置及環境oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        國企單位檔案信息化建設的關鍵在于提高軟硬件技術實力,積極強化更新設施設備,推動檔案管理的不斷進步。為此,國企單位應當成立專門的檔案管理工作中心,賦予檔案管理部門獨立地位,在此基礎上建立檔案管理運轉體系,根據實際需要采購檔案設備,開發專門的檔案管理系統。必要時可以引進第三方技術支持,由專業技術企業負責開發檔案管理軟件系統,協助開展數據信息平臺建設,推動軟硬件的不斷升級,從而提高國企單位檔案信息化管理的效率。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (三)健全檔案管理制度oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        依據《檔案法》和上級主管部門的要求,國企單位應結合工作實際制定適用的檔案信息化管理制度,以滿足新時代檔案數據信息化建設的需要,為國企單位檔案信息化建設奠定良好的基礎。一是合理規劃統一的電子檔案資料錄入標準和格式,規范檔案管理流程。二是在現有規章制度基礎上建立健全責任追究機制、績效激勵機制等配套制度,充分激活檔案管理人員的工作熱情。三是健全檔案管理信息化監督機制,明確電子檔案資料的查閱權限,以確保檔案管理信息化建設工作得以規范、有序實施。四是充分利用好計算機辦公軟件,做好紙質檔案和電子檔案的“雙套制”管理,并對其定期維護,以便提高檔案信息資源的利用效率。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        (四)組建專業檔案管理人才隊伍oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        國企單位要想滿足檔案信息化建設需要,就需積極組建適應信息化的檔案專業人才隊伍。一是持續引進檔案專業人才,選擇具有扎實檔案理論知識的人才補充到檔案管理工作崗位。二是加強對檔案管理人才的培養,通過聘請專業的檔案管理講師,組織檔案管理人員開展檔案資料的收集、整理、編目、歸檔等方面培訓。三是加強檔案管理人員的職業素養和職業道德教育,重視給予檔案管理人員必要的職業激勵,賦予檔案人員進步動能,滿足國企檔案管理團隊建設需要。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        五、結語oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

        綜上所述,檔案信息化建設對國企單位的穩定長遠發展具有重要意義,因此國企單位必須高度重視檔案信息化建設研究,從檔案人員專業水平、檔案工作重視程度、健全檔案管理制度等方面積極開展,大力推進檔案信息化建設,為國企單位今后發展提供利用價值和信息支撐。oW5陜西煤業化工建設(集團)有限公司

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